Sie beschäftigen sich in Ihrem Labor mit Prozessmanagement und Prozessmodellierung bzw. der Qualitätssicherung sowie dem Qualitätsmanagement? Dann kommt Ihnen die im Folgenden beschriebene Situation bestimmt bekannt vor:
Prozesse laufen im Unternehmen in der Regel nicht, wie sie ursprünglich gedacht waren!
Zum heutigen Stand des Prozessmanagements und der Dokumentation von Prozessen in Organisationen aller Art muss man in den meisten Fällen festhalten:
„Wir haben festgelegt und dokumentiert, wie es vielleicht am Besten gehen würde. Wie es aber wirklich am Besten wäre oder wie wir es eigentlich in der täglichen Realität tun, wissen wir nicht genau!“
Wir gehen heute davon aus, dass die meisten Unternehmensprozesse von den Mitarbeitenden nicht so durchgeführt werden, wie sie ursprünglich festgelegt wurden. Dies kann folgende Gründe haben:
- Den Mitarbeitenden ist überhaupt nicht klar, dass es eine Festlegung gibt.
- Die Mitarbeitenden kennen die Festlegung, haben aber einen Weg gefunden, effizienter zu agieren.
- Der Prozess ist nicht durch entsprechende Workflows bzw. entsprechende IT-System-Konfiguration abgesichert.
Im schlechtesten Fall wissen die Mitarbeitenden also nicht, was festgelegt wurde. Gegenwärtig, wo fast jedes Unternehmen mindestens ein Managementsystem betreibt und auch zertifiziert ist, kommt dies zum Glück sehr selten vor. In jedem dieser Unternehmen finden wir jedoch Prozesse, die anders ausgeführt werden, als sie ursprünglich mal gedacht waren. Dies ist in den meisten Fällen sogar gut, da niemand gerne Dinge doppelt bzw. dreifach und dadurch ineffizient anpackt. In der Regel schaffen sich Mitarbeitende dabei eine „Parallelwelt“ an Prozessen. Man hört oft: „Ja, das haben die „Qualitäter“ mal so festgelegt, aber jeder weiß, dass das so nicht geht, deswegen machen wir’s anders – und jetzt klappt’s!“
Wenn das Labor wüsste, was das Labor weiß… !
Bis hierher alles gut! Denn zumindest sind wir uns bewusst, dass es einen Prozess gibt und wir wissen auch, wie wir ihn besser gestalten – fehlt nur noch die Rückkopplung zum Qualitätsmanagement, um die zugehörige Dokumentation für den Auditor anzupassen! Aber darum soll es in diesem Beitrag nicht gehen. 😉
Denn im Alltag aller Unternehmen – auch in Laboren – passieren viele Dinge, die wir gerne als „Blindleistung“ oder „nicht-wertschöpfende Tätigkeiten“ bezeichnen. Einige Beispiele:
- Das aufwendige Anfertigen von Prozess-Flow-Charts, an die sich keiner hält, und die am Ende auch nicht geändert werden – aber wie gesagt, das soll heute nicht Gegenstand des Beitrages sein.
- Mehrmaliges Ändern von Angeboten, weil dem Vertrieb das wirkliche Kundenbedürfnis noch nicht zu 100% klar war.
- Häufige Anpassung von Aufträgen, da sich im Rahmen der Auftragsprüfung noch viele Änderungen ergeben.
- Email-Ping-Pong zwischen Kunden, Vertrieb und Auftragsbearbeitung.
- Zahlreiche Änderungen von Aufträgen, die bereits freigegeben waren.
- uvm.
Für den Mitarbeitenden, der mitten im Prozess steckt, sind dies oft ganz normale Vorgänge, die zwar Zeit kosten, die er allerdings zu ganz normalen Bestandteilen seiner Aufgaben zählt. Folglich ist dem Mitarbeitenden oft gar nicht bewusst, wie oft er Geschäftsvorfälle anpasst und ändert – und wie viel Zeit er darauf verwendet. Das Wissen um derartige Blindleistung bleibt so verborgen, Optimierungspotenziale werden nicht erkannt.
Aus unternehmerischer Perspektive müsste man sich dann die Frage stellen: „Warum haben wir den Auftrag nach Auftragserteilung durch den Kunden noch 24 mal in unseren Systemen geändert? War da noch etwas unklar oder haben Informationen gefehlt? Wie können wir dies vermeiden und an dieser Stelle effizienter werden?“
Leider liegen den Prozessverantwortlichen solche Informationen nicht vor. Man kann selten messen, wie Prozesse wirklich ablaufen und wo es Verbesserungspotentiale gibt. Man müsste eigentlich viel besser wissen, was das Unternehmen weiß. Hier setzt das sogenannte „Process Mining“ an.
Transaktionsdaten sind der Schlüssel zum Prozesswissen!
Wir haben uns in unserem Forschungsprojekt „LabTwin“ mit der Frage beschäftigt, wie man mit aktuellem Stand der Technik verborgenes Prozesswissen am Beispiel akkreditierter Labore (Normengrundlage ist hierbei die DIN EN ISO/IEC 17025) heben kann und Process Mining sowie künstliche Intelligenz zur Produktivitätssteigerung nutzen kann.
Schnell stellt man fest: Die Prozesse sind selten messbar! Oftmals werden für einen Prozess mehrere IT-Systeme benutzt – von Word und Excel bis hin zu ERP- und LIMS-Systemen. Und in keinem Fall verfügt man über eine durchgängige Datensicht. Aufträge werden zum Teil noch als Word-Dokument verfasst, Messdaten über manuelle Aufzeichnungen am Klemmbrett gesammelt, Dokumente in der Verzeichnisstruktur manuell gelenkt und Kommunikation mit dem Kunden findet per Mail statt.
Das digitale Managementsystem-Framework AUDITTRAILS-17025 ist hier in der Lage, effektiv Abhilfe zu schaffen. Denn die Grundlage dafür, mehr Wissen über die Prozesse zu erlangen, ist die konsequente Erhebung von Transaktionsdaten und deren Kontextuierung.
AUDITTRAILS-17025 nimmt die umfassende Datensicht ein und erfasst konsequent Transaktionsdaten über das komplette Managementsystem.
- WER hat einen Auftrag WANN angelegt?
- WER hat WANN einen Auftrag geändert?
- WER hat WANN Proben entgegengenommen?
- WER hat WANN den Zustand von eingehenden Proben WIE bewertet?
- WIE LANGE benötigt WER für die Machbarkeitsprüfung eines Auftrages?
- WER hat WANN ein Dokument angelegt?
- WER hat WANN ein Dokument geändert und WARUM?
- WER hat WANN ein Prüfmittel gesperrt und WARUM?
- WER hat WANN einen Fehler an einem Prüfmittel entdeckt und WIE LANGE dauert die Behebung?
- WIE VIELE Personen sind an einer Fehlerbehebung beteiligt?
- WIE LANGE dauert eine Prüfung?
- WER hat WANN Ergebnisse erfasst?
- WER hat WANN Ergebnisse geändert?
- uvm.
Unternehmen, die sich mit Process Mining beschäftigen (z.B. CELONIS), können – sofern man diese Daten in deren Kontext auswertet und in einen zeitlichen Rahmen bringt – analysieren, welche Prozesse im Unternehmen wirklich messbar ablaufen und wo es ggf. zu hohen Wartezeiten, Änderungsquoten oder gar Storno-Vorgängen kommt.
Einmal visualisiert und den Prozessverantwortlichen sichtbar gemacht, kann man so Schwachpunkte im Prozess erkennen und gezielt verbessern. Der dokumentierte Prozess ist nicht der Prozess, wie man ihn mal festgelegt hat, sondern wie er aktuell in Realität abläuft.
In der Abbildung oben ist gezeigt, welche Daten kontinuierlich zur Verfügung stehen, um Prozesse in einem Kontext zu bewerten. Erhoben werden dabei:
- Eine Transaktions-ID, die Änderungen innerhalb EINES Vorganges zusammenfasst.
- Ein Zeitstempel, der den Zeitpunkt eines Ereignisses dokumentiert.
- Der Anwender, der die Transaktion durchgeführt hat.
- Der Typ der Entität (Datensatz, Kontext), an der die Transaktion durchgeführt wurde.
- Der Transaktions-Typ (Anlegen, Ändern, Löschen).
- Der konkrete Datensatz, an dem die Transaktion durchgeführt wurde.
- Felder, die von der Transaktion betroffen sind.
- Alter und neuer Wert der von der Transaktion betroffenen Felder.
Unser Fazit:
Derart in den Kontext eines Geschäftsprozesses gestellte Daten stellen die perfekte Grundlage für stetige Verbesserung dar und helfen dabei, nicht wertschöpfende Tätigkeiten zu erkennen und abzubauen!
Sind Sie neugierig geworden? Dann sprechen Sie uns an und vereinbaren Sie einen Demo-Termin mit uns! Wir zeigen Ihnen, welche Daten wir zur Erlangung und Aufrechterhaltung einer Akkreditierung im Labor erheben, um ein umfassend normkonformes Managementsystem aufzubauen und die Grundlage für erfolgreiche digitale Transformation schon heute bei Ihnen zu etablieren.
